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Zeit freischaufeln mit KI und Automatisierung

5 Minuten

Automatisierung spart Zeit

Als Gründer stehe ich vor denselben Herausforderungen wie du und die meisten Unternehmer, Führungs- sowie Fachkräfte: Der sogenannte Digital Overload und die Vielzahl an Aufgaben rauben den Großteil meiner Zeit.

Zwischen Effizienz und Digitalisierung taucht jetzt immer öfter die KI auf. Aber unter uns gesagt: Oft wir sie nur eingeschränkt oder sogar für die falschen Dinge eingesetzt. Dabei könntest du mit KI und Automatisierung eine Menge Zeit für spannendere Aufgaben freischaufeln. Das schauen wir uns heute genauer an.

Was KI mit Automatisierung zu tun hat

Was kommt dir in den Sinn, wenn du an KI denkst? Vermutlich nicht Prozesse und Automatisierung. Die meisten erkunden die Welt von ChatGPT mit einfachen Text Prompts und generieren Bilder mit Midjourney – aber wenn du mich fragst, wirds erst so richtig spannend, wenn man die KI in die alltäglichen Prozesse integriert.

Automatisierung mit KI

Hier kommt der wirkliche Nutzen von KI ins Spiel. Zwar konnte man repetitive Aufgaben schon ohne KI automatisieren, aber da bin ich oft an Grenzen gestoßen, weil der Prozess „dumm“ war. Erst als ich ChatGPT von OpenAI oder Anthropic’s Claude eingebaut habe, konnte die Automatisierung intelligente Entscheidungen treffen, Informationen und Daten ganzheitlich betrachten und mich mit Empfehlungen unterstützen.

Kurz gesagt: Mit dem Einbinden der künstlichen Intelligenz wurde die Automatisierung ein ganzes Stück schlauer.

Zeitfresser im Alltag eliminieren

Einfache, sich wiederholende Aufgaben sind zwischendurch eine willkommene Abwechslung. Das Hirn kann auf Standby schalten und Dinge entspannt abarbeiten. Aber wäre es nicht noch schöner, diese Zeit für einen Spaziergang oder eine Biketour zu nutzen? Wer das Buch “Kopf frei” von Dr. Volker Busch gelesen hat, kennt die Antwort: Ja, natürlich! Diese Freizeit gibt dir Energie.

Wenn also viele repetitive Aufgaben deinen Kalender zum Explodieren bringen und dir Zeit rauben, ist es höchste Zeit, deine Prozesse zu optimieren und zu automatisieren. Und so könnte das im Alltag aussehen:

Anwendungsbeispiele im Bereich HR

Stundenauswertung

Mitarbeiter bekommen automatisch eine wöchentliche Auswertung ihrer Stundenbuchungen, einen kurzen Rechtschreib-Check (von Positionen die ggf. auf Rechnungen gedruckt werden) und haben so ihre Stunden im Blick.

Mitarbeiterakquise

Durch Daten, die auf LinkedIn verfügbar sind, können Zielgruppen erstellt werden, um sie für die Bewerbung neuer Stellenausschreibungen heranzuziehen.

Anwendungsbeispiele im Management

Zusammenfassen von Informationen auf unterschiedlichen Kanälen

Ständig auf dem Laufenden bleiben ist bei der Flut an Informationen eine Herkulesaufgabe. Mit Automatisierung lassen sich Infos aus unterschiedlichsten Quellen aggregieren und mit KI nach Relevanz filtern. So wirst du den Digital Overload aus Newslettern, Social Posts, Blogbeiträgen etc. los, ohne etwas zu verpassen.

Mein Tipp: Nutze feedly, um mit wenig Aufwand alle wichtigen Quellen anzuzapfen (Newsletter, YouTube, Google). In den Bezahlversionen lassen sich sogar Mitbewerber, Patente und Marktdaten überwachen.

Projektbeteiligte auf Stand halten

Ein durch KI bewertetes, kurzes, knappes Projekt-Update hält das eigene Team oder Kunden auf Stand.

Anwendungsbeispiele im Marketing & Sales

Überwachung der wichtigsten Kennzahlen

Kennzahlen aus verschiedensten Quellen werden schön übersichtlich in einem Dashboard dargestellt und du erhältst automatisch einen wöchentlichen Report, angepasst auf deine Unternehmensziele.

Verarbeitung von Leads und Datenaustausch zwischen Systemen

Neue Anfragen werden automatisch bewertet, in dein CRM eingetragen und dein Team wird via Slack benachrichtigt.

Erstellen von Social Posts aus Blogbeiträgen

Aus deinem neusten Blogbeitrag wird automatisch ein LinkedIn Post erstellt – inklusive Caption in deinem Corporate Wording.

Website Scraping im großen Stil

Du hast keine Zeit, dich durch große Websites zu kämpfen, um dich zu informieren? Ein Website Scraper übernimmt diese Aufgaben für dich und mit Hilfe von KI bekommst du eine kurze Zusammenfassung z.B. per Mail geschickt.

Tools für die Automatisierung

Viele Tools, die wir im Alltag verwenden, haben bereits kleinere Automatisierungsfunktionen integriert. Im Projektmanagement Tool ASANA können unter anderem Workflows erstellt werden. Ein Beispiel gefällig? Ein Kunde füllt das Kontaktformular auf der Website aus und es wird automatisch eine neue Aufgabe auf dem SALES Board erstellt.

Und wenn es komplexer wird? Dafür gibt es unterschiedliche Lösungen:

  • Robotic Process Automation (RPA)
  • Integrationsplattformen
  • Business Process Management (BPM) Tools
  • No-Code/Low-Code Automatisierungsplattformen
  • Eigene Entwicklungen (Skripting und Custom Scripts)

Wir verwenden in unserem Alltag hauptsächlich No-Code/Low-Code Automatisierungsplattformen und Integrationsplattformen. Allen voran make.com und Bubble.io.

Apps verbinden mit Low-Code Tools wie make

Make.com ermöglicht es uns, in kurzer Zeit Automatisierungen zu erstellen, unterschiedliche Tools wie ASANA, Google Sheets, CRM-Systeme, Outlook und andere SAAS-Lösungen zu verknüpfen und bei Bedarf mit künstlicher Intelligenz von Open AI, Anthropic, Google und Co (über die API) anzureichern.

Tipp: Wer mit sensiblen Daten hantiert, sollte die DSGVO einhalten. Es gibt Lösungen, die lokal im Firmennetzwerk laufen und keine Daten an externe Server übertragen.

Wie wir die Automatisierung angehen

Aufzählungszeichen 1

Phase 1

Im internen Audit schauen wir uns an, wie wir die Automatisierung für uns nutzen können. Welche Prozesse können automatisiert werden und in welcher Relation stehen Kosten und Nutzen? Wir führen bereits eine Liste mit automatisierbaren Prozessen und die ist mehr als ellenlang.

Phase 2

Wir verknüpfen die nötigen Tools, bereiten die Daten auf, integrieren die Logik und ggf. KI und testen den Prozess.

Aufzählungszeichen 2
Aufzählungszeichen 3

Phase 3

Finetuning! Meist fällt während des täglichen Betriebs die eine oder andere Optimierungsmöglichkeit auf. Dann wird der Prozess optimiert.

Läuft!

Nun läuft alles automatisch und wir gewinnen Zeit für wichtigere Aufgaben.

Aufzählungszeichen 4

Mein persönliches Fazit

Viele nutzen ChatGPT, Midjourney und Leonardo im privaten und geschäftlichen Kontext. Erst, wenn man tiefer ins Thema einsteigt, eigene Custom GPTs anlernt oder sogar die Schnittstellen der Tools anzapft, wird es richtig interessant. Dadurch entsteht echter Mehrwert fürs Unternehmen und es können exakte Vorgaben sowie eine konstant hohe Ergebnisqualität erzielt werden.  

Vor allem für Dinge, die man sonst aufschiebt, finde ich die Automatisierung spannend. Sie nimmt mir die laufende Überwachung irgendwelcher Daten ab, verarbeitet per Mausklick tausende PDFs oder erstellt Auswertungen ewig langer Listen. 

Mit KI lassen sich Daten intelligent verarbeiten, filtern und zusammenfassen. Was man mit diesen Erkenntnissen anstellt, ist zum Glück noch dem Menschen überlassen.

Autor

Autor
Websites & Consulting, CEO

Dominik Summer

Dominik ist Gründer und Geschäftsführer bei Brandwerk Digital. Als Online Marketer und Website-Profi behält er digitale Trends im Auge und beschäftigt sich mit der Erstellung und Optimierung von Webauftritten und Werbekampagnen. Mehr zur Person

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